¿Preparando tu Primer Programa de Capacitación?

Por: Mauricio Luna

Consultor Senior y Coach Think Talent.

mauricio.luna@thinktalent.mx

Diseñar y poner en práctica un buen Programa de Capacitación no es una tarea fácil, por ello te compartimos 10 puntos que son básicos para lograr un Programa exitoso.

Desde luego, detrás de los mejores Programas del mundo, hay un mundo de conocimiento y experiencia, por lo que la lista podría ser más larga y detallada (consideremos, simplemente que hay libros enteros que hablan sobre Teorías de Aprendizaje y Estrategias de Enseñanza); sin embargo más de 15 años de experiencia desarrollando Programas con éxito, en diferentes compañías y audiencias de exigencia internacional, nos ha enseñado que, aunque hay más, estos son los puntos esenciales… en otras palabras, es “de aquí pa’ arriba


Los diez puntos básicos son:


1. Objetivos claros

2. Contenido sólido

3. Secuencia lógica

4. Acorde a la audiencia

5. Balance entre teoría y práctica

6. Participantes que realmente participan

7. Buenos materiales

8. Apoyo visual

9. Organización y medios adecuados

10. Un buen Facilitador



¡Importante! Estos principios están pensados para los Programas de Capacitación Presencial, en otra entrega abordaremos los Programas Online con sus particularidades (que es todo un mundo, por cierto).


Conozcamos entonces cada uno de los 10 puntos mencionados, en las siguientes páginas.



1. Objetivos Claros


Un buen Programa de Capacitación empieza con una idea clara de qué espera que sus participantes obtengan al cursarlo. Al término de tu Programa ¿Qué esperas que haya adquirido el participante? ¿Qué conocimientos, destrezas, competencias?


De esta pregunta dependerá la selección de temas que harás, las actividades que necesitarás para poner en práctica los contenidos, así como definir de qué manera se podrá comprobar que los participantes realmente aprendieron lo que se esperaba.


2. Contenido sólido


Actualmente, gracias a la tecnología, es muy sencillo acceder a enormes cantidades de información, pero ¿Cuánta de esa información es verdaderamente útil para la gente que necesita este Programa? ¿Cómo podemos estar seguros de que está probada? ¿Quién la respalda? Estas son las preguntas que tú, como autor del curso, deberás hacerte.


Cuando estamos frente a grupo, la responsabilidad del contenido que compartimos es enorme, por lo que es nuestro deber recurrir a conocimiento probado, de fuentes confiables y ¡Muy importante! Cuando recurrimos a contenido registrado o simplemente, el trabajo de otros, debemos dar el crédito correspondiente.


3. Secuencia Lógica


Después de haber elegido los temas, subtemas y, en general, el contenido que será parte de tu Programa, es fundamental darle un orden y secuencia lógica o, como algunos decimos, ver “cómo vas a contar la historia”.


Un error, más o menos común, al diseñar un Programa es llenarlo de información o temas que, si bien son relevantes, no siguen una secuencia lógica y terminan generando confusión en los participantes. Recuerda, que sea claro para ti, no quiere decir que así lo sea para la gente que lo recibirá, al final ¡tú eres el experto!


Mi primera recomendación, para darle orden lógico a un programa es hacerlo de lo General a lo Particular, por ejemplo, si en nuestro programa vamos a hablar de Seguridad en el Trabajo, nuestro día debería iniciar definiendo Qué es la Seguridad en el Trabajo, Por qué es importante, Qué pasa cuando no trabajamos con seguridad y, posteriormente, abordar procedimientos, buenas prácticas y ejemplos de cómo llevarla a cabo.


4. Acorde a la audiencia


Antes de impartir un Programa, es fundamental preguntarnos quién es la audiencia con la que estaremos trabajando; no es lo mismo un Programa con un grupo de Ejecutivos, que con un equipo de operadores de maquinaria pesada ¿Quién es tú público?


Saber a quién le estás hablando te permitirá ajustar el lenguaje, ejemplos y, en definitiva, los conceptos e ideas que habrás de compartir. Recuerda, por más “bueno” o “avanzado” que sea el contenido de tu Programa, si no lo entienden tus participantes, no servirá de nada… ten en mente siempre “el valor está en los ojos de quien recibe” (The RBL Group).


5. Balance entre teoría y práctica


¿Te ha sucedido que acudes a un Programa que parecía interesante, pero termina siendo pesado e interminable? Esto se puede deber a muchas cosas, pero una de las principales es que el enfoque es predominantemente teórico.


Aquellos cursos tradicionales en donde un instructor se paraba al frente a hablar y hablar han quedado muy atrás, los participantes hoy (y yo diría que desde siempre), buscan una experiencia de aprendizaje en donde puedan poner en práctica lo que están aprendiendo; esto permitirá, además de aterrizar los conceptos del Programa, generar emociones positivas en la audiencia, recuerda, la gente se siente bien poniendo manos a la obra, pero, mejor aún cuando comprueba que está haciendo las cosas bien, en otras palabras, que está aprendiendo.


6. Participantes que realmente participan


A veces utilizamos la palabra “participantes” como sinónimo de “asistentes” al curso, sin embargo, la palabra verdaderamente encierra la importancia de que cada persona que acude al Programa realmente sea parte de él, que pregunta, que comparte su experiencia. Si bien, esto es una tarea que recae mucho en la labor del Facilitador, es importante que en tu diseño de contenidos y actividades te asegures de contemplar espacios para que los participantes puedan hablar, compartir y hacerlos parte del Programa.


7. Buenos materiales


Un buen Programa también se refleja en la calidad de los materiales que se entregan a los participantes. No, nos referimos a darles cuadernos y bolígrafos costosos, no; la clave radica en que el material que entregarás a tus participantes realmente facilita el aprendizaje.

Nuestra recomendación es, como mínimo, que los participantes tengan en sus manos un manual que contenga la información más importante de la presentación, en donde puedan realizar apuntes, para que puedan consultarlo con facilidad después de haber cursado el Programa.


8. Apoyo visual


Parte de tener buenos materiales es contar con una buena presentación de Power Point (o el programa que prefieras); sin embargo, le hemos dado un espacio aparte, dada su relevancia.


Uno de los errores más comunes cuando hacemos un Programa es llenar las filminas con la información que nos parece relevante y, nos pasa a muchos en nuestros primeros esfuerzos, que al creer que casi todo es importante, terminamos atiborrando de texto nuestra presentación.


Recuerda, la presentación es un apoyo a la experiencia de aprendizaje, ésta debe ser sencilla, clara y, principalmente, atractiva, por lo que en ella debes colocar solamente frases cortas, ideas fundamentales. Te recomendamos utilizar fotos, diagramas o figuras que apoyen lo que quieres transmitir… como dicen “una imagen vale más que mil palabras”.


9. Organización y medios adecuados


Una de las peores cosas que nos puede pasar es, después de haber desarrollado un gran Programa, con buenos materiales, un buen Facilitador, que nos falle la organización del evento ¿A qué me refiero? Si es online, una plataforma adecuada y en el caso de presencial, las condiciones del lugar, así como horarios y en general el contexto en el que se desarrolla el Programa.


Una de los básicos al organizar un Programa es asegurarnos de que el medio digital o el lugar físico cuentan con las condiciones necesarias para que la gente se sienta cómoda y pueda aprender. En el caso de un programa online ¿La gente puede acceder son facilidad a la plataforma en que se levará a cabo? ¿Se requiere una licencia o permiso especial para acceder? ¿La plataforma permite una buena interacción con los participantes? ¿Cuenta con herramientas para organizar actividades por equipos u otras? Todo esto es importante.


En el caso de capacitación presencial, será importante asegurar el espacio suficiente para la cantidad de personas, sillas y mesas adecuadas al tiempo del Programa, buena iluminación, ventilación y temperatura. En ambos casos, presencial y online, es crítico fundamental contar con una agenda con horarios que contemplen recesos para que la gente pueda tomar llamadas, revisar pendientes o, simplemente, despejarse para volver a cargar pilas.

10. Un buen Facilitador


El último de los puntos, y no por ello el menos importante, es hablar del Facilitador; al contrario, hoy sabemos que, aunque tengamos un buen Programa de Capacitación, si no contamos con un buen Facilitador al frente de éste, el fracaso está casi asegurado.


Así como la palabra “participante”, el término “Facilitador” en muchas ocasiones se utiliza de forma indiscriminada sin detenernos a pensar a qué se refiere exactamente. “Facilitador”, en sentido estricto, no es sinónimo de “instructor”, “presentador” y otros que comúnmente se utilizan.


La verdadera fortaleza de un Facilitador no es dominar el contenido que presenta (eso es lo mínimo que se espera), la labor de éste es, como su nombre lo dice, facilitar una experiencia en donde los participantes realmente aprendan… ¿Cómo?

Poniendo sus competencias y destrezas para conectar con la gente, presentar el material de una forma atractiva y dinámica, respondiendo a las dudas, provocando que la gente realmente se enganche con el Programa y se lleve algo valioso al final.


Si bien, hay personas que tienen cualidades casi naturales para “enseñar”, el desarrollar habilidades de facilitación es una tarea que requiere años de formación y práctica, te recomendamos ampliamente capacitarte para ello, pedir retroalimentación constante y seguir perfeccionando el arte de facilitar.



Por último, en un contexto como el que estamos viviendo ahora mismo en donde los medios presenciales se han visto muy limitados, una habilidad crítica de un buen facilitador será saber adaptar las experiencias a los medios que se requieran, conocer diferentes herramientas y saber usarlas para generar verdaderos aprendizajes.


Cada uno de los 10 puntos mencionados da para mucho más, nuestra intención con este artículo ha sido darte una buena base para iniciar, pero te recomendamos ampliamente seguir investigando, experimentando y sobre todo ¡Nunca dejar de aprender!


Estos y otros temas son parte de nuestro Train the Trainers que inicia este próximo 26 de enero, conoce más aquí.



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