La retroalimentación: ingrediente clave para el éxito

Por: Mauricio Luna

Consultor Senior y Coach Think Talent.

mauricio.luna@thinktalent.mx

¿Alguna vez has escuchado tu propia voz? ¿Tal vez en alguna nota de audio que hayas enviado? ¿Recuerdas cómo fue la primera vez que escuchaste el tono y color de tu voz? Te sorprendiste ¿no? Hoy en día, por la forma en que nos comunicamos y el avance de la tecnología, es posible decir que la mayoría de las personas se ha escuchado al menos una vez. Cabe decir también que, en la mayoría de las ocasiones, la primera vez que eso sucedió, muchos se preguntaron con sorpresa ¿Entonces así me escucho? Con un cierto aire de extrañeza.

Pensemos en otros ejemplos ¿Te has visto a ti mismo, tal vez en un video, presentando tus ideas frente a un público? O bien, ¿Has visto cómo es la expresión de tu cara cuando algo te ha molestado mucho y tienes que disimularlo? Es probable que cuando eso suceda, sea igual o aún más inesperado lo que encuentres, como con tu voz.

Cuando pensamos en el día a día de nuestro trabajo, la cosa no es muy distinta, te has puesto a pensar ¿Cómo se verá la forma en que te diriges a tu equipo cuando tenemos la presión del tiempo encima? ¿Cómo reaccionas cuando tu equipo ha “metido un gol”? Y en una pregunta clara y concreta ¿Cómo es tu desempeño como Líder desde la óptica de los demás?

Para disipar esas interrogantes, la mejor forma será pedirle a alguien que nos ayude diciéndonos cómo nos ha visto, esto es, visto de manera práctica, la Retroalimentación, algo que, como Líderes, debe ser parte de nuestras conversaciones. Y en el caso de tus colaboradores ¿Sabrán ellos cómo es su desempeño ante determinados retos? ¿Serán conscientes de sus áreas fuertes y las que deben de mejorar? ¿Cuándo fue la última vez que platicaste con ellos acerca de esto?

La Retroalimentación es la oportunidad que tenemos para ver en nosotros mismos, algo que, con nuestros propios ojos, tal vez no podemos ver. Es por ello, que en todo equipo de trabajo (y me atrevo a decir que en la vida) es tan relevante.

Uno de los elementos clave que distinguen a un equipo de alto desempeño es que existan diálogos abiertos, basados en la confianza; esto implica que sus integrantes sean capaces de hablar de lo bueno que se ha hecho, lo que hay que corregir y, en general, cómo cada uno puede seguir mejorando su desempeño.

Existen diferentes metodologías que han probado su eficacia, tanto para Dar como Recibir Retroalimentación, en nuestro caso, por nuestra formación, partimos del Modelo de Conversación de Retroalimentación con enfoque Ontológico, el cual te compartimos a continuación, de manera resumida.

1. Preparar entorno, cuerpo y emocionalidad

El primer paso para poder dar una buena Retroalimentación es estar en condiciones de hacerlo, en otras palabras, que nuestro cuerpo y nuestras emociones vayan acorde a la conversación que vamos a tener.

La primera recomendación para la Retroalimentación es asegurarnos de estar en calma, para poder entablar una conversación razonable. Para ello, te recomendamos respirar profundamente, beber agua e, incluso, si algo te ha enfurecido, esperar el tiempo necesario para recobrar la calma, por ejemplo, al siguiente día.

¡Importante! Asegúrate de que su conversación suceda en un lugar privado y sin distracciones.

Actualmente por las condiciones actuales seguramente muchas de tus diálogos serán a través de videollamada ¡Esto no es un impedimento! Habla con tu colaborador desde antes para que ambos se encuentren en un lugar privado y asegúrate de que ambos enciendan sus cámaras, esto les ayudará a ver sus expresiones y conectar mejor.

2. Crear contexto

Al iniciar nuestra Retroalimentación, es importante que demos el contexto necesario para que la persona sepa cuál es el objetivo de esta Retroalimentación. Uno de los aspectos clave de la Retroalimentación es que debe referirse a situaciones concretas que sucedieron

3. Describir las acciones (comportamientos) del otro

Un error muy común que sucede, y es clave evitarlo, es referirnos a las personas y no a las acciones, ve cómo es distinto decir “Eres un impuntual, eres un irresponsable” a decir “La junta de hoy en la mañana iniciaba a las 8 am y tú llegaste a las 8:20, es la tercera vez que sucede con el mismo cliente”

¿Por qué se recomienda esto, dirigirse a las acciones? Porque las acciones son concretas y objetivas, son comprobables sin necesidad de estar sujetas a la opinión de alguien, simplemente sucedieron y cuando tocamos lo personal, el escenario se prepara casi irremediablemente para el enfrentamiento.

4. Hablar de los impactos de esas acciones

Así como es importante referirnos a acciones específicas, lo es hablar de los impactos que han tenido esas acciones en los diferentes ámbitos, así como en mí, compartiendo cómo me hicieron sentir. Recuerda, lo que para ti es obvio, no necesariamente lo es para los demás. Alguna vez escuché decir “en las personas, el sentido común, es lo menos común que hay” y estoy de acuerdo con ello.

5. Indagar el punto de vista del otro

Después de haber compartido nuestra parte de acuerdo con lo que acabamos de recibir, es momento de una acción clave: escuchar.

Si bien, nosotros hemos hablado de una situación específica y sus impactos, es necesario escuchar qué opina el otro acerca de lo sucedido. Debemos asegurarnos de estar hablando de hechos que realmente sucedieron para ambos, así como de que quien recibe la Retroalimentación dimensione con claridad el impacto de sus acciones.

6. Pedir cambios concretos de comportamiento

Así como mencionamos comportamientos específicos que son (o pueden ser) un problema, los cambios que pidamos deben referirse a acciones concretas para mejorar.

Alguna vez escuché a un Líder decirle a su colaborador: “Bien Pedro, te pido entonces que le eches más ganas, que seas más comprometido y que te vuelvas un ejemplo”. Al instante, mis preguntas inmediatas fueron ¿A qué se referirá con “echarle más ganas”? ¿Cómo será ser “más comprometido”? ¿Un ejemplo de qué?

7. Coordinar acciones

Si bien, en el punto anterior ya hablamos de los cambios específicos que necesitamos, es preciso también coordinar las acciones necesarias para que eso suceda, así como fijar las condiciones de satisfacción que nos garanticen que hemos cumplido.

Un punto importante al coordinar acciones es ofrecer nuestra ayuda, en algunos casos es necesario que ambos pongamos de nuestra parte para sacar adelante esta situación. Recuerda, una conversación de Retroalimentación que no genera un resultado es como si no hubiera existido, prácticamente es haber perdido el tiempo, por ello es importante dar seguimiento puntual a que los acuerdos se cumplan.

Y hablando de resultados, por el momento del año en que estamos viviendo, muy probablemente en tu Organización cada equipo se encuentra fijando sus objetivos anuales, es aquí donde la retroalimentación es uno de tus mejores aliados, para ayudarle a tus colaboradores a ser conscientes de sus fortalezas y áreas de oportunidad para hacerse cargo a tiempo y conseguir los resultados esperados.

Ten en mente en todo momento que, si bien en el ejemplo nos hemos centrado en comportamientos que hay que mejorar, igual de importantes son aquellos comportamientos que se deben reconocer ¿A quién no le ayuda escuchar también los aciertos?

Si bien, existen organizaciones que en su proceso de desempeño incluyen estos espacios de diálogo formales, en mi experiencia te puedo decir que estos son apenas lo mínimo indispensable. La retroalimentación debe ser parte de nuestro trabajo diario, cualquier problema que tengamos como equipo, no hay necesidad de esperar 2 meses para tratarlo ¿O te parece que sí? Imagina que alguno de tus hijos rayó la pared de tu sala en junio ¿Esperarías para diciembre para que hasta ese momento él sepa que por eso no llegará cierto regalo de Navidad?

El éxito no sucede solo fijando metas claras, eso es solo el principio, éste se da cuando garantizamos la ejecución de los proyectos dando un seguimiento puntal a las cosas, reconociendo los aciertos, mejorando lo que haya que mejorar en el camino y poner los límites necesarios cuando es debido. Estas son conversaciones clave de todo Líder.

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